_edited.png)
Via deze tutorial toon ik je hoe je heel snel een afsprakentool kan toevoegen aan je Facebook bedrijfspagina zodat je (ook) via dit kanaal afspraken kunt ontvangen en beheren. Ik ga dit doen op basis van onze voorbeeldpagina, waar we regelmatig intern nieuwigheden mee testen.
Hoe ga je van start?
Een goed startpunt wanneer je iets wilt wijzigen aan de instellingen van je Facebook bedrijfspagina is steeds via: business.facebook. Ook al wijzigt de interface van Facebook, hier vindt je steeds alles terug.
Surf naar business.facebook.com/[denaamvanjouwbedrijfspagina]
Nu zit je in de businnes versie van Facebook.
Vervolgens gaan we de actieknop, de actie die we wensen dat onze klanten nemen op onze pagina, aanpassen. In ons voorbeeld staat er nu nog "contacteer ons". Dit willen we aanpassen naar afspraak maken, zodat klanten heel gemakkelijk een afspraak kunnen maken.
Klik dus op de blauwe actieknop en kies "knop bewerken" in het dropdownmenu.
Vervolgens komen we in een scherm waar we kunnen kiezen welke actieknop we gaan toevoegen. Kies voor "nu boeken".
Vervolgens vraag Facebook je te kiezen. Je kan ofwel jouw boekingstool linken aan je website en van daaruit verder jouw afspraken beheren, of je kan een afsprakentool toevoegen aan Facebook.
Heb je reeds een boekingstool op jouw website, is het handig om alles in één tool te kunnen beheren om de opvolging te vergemakkelijk. Voor deze tutorial ga ik ervan uit dat je nog geen afsprakentool hebt en dat je dus kies om afspraken via Facebook te beheren. Wanneer je helemaal van nul moet starten is dit immers de gemakkelijkste keuze en hoef je niet jouw website te gaan herprogrammeren.
We kiezen dus voor afspraken via Facebook en starten daar de configuratie.
De planningstool is volledig gratis en biedt heel wat voordelen naar automatische afspraakherinneringen.
De instellingen
Vervolgens doorlopen we enkele stappen om de afsprakeninstellingen te bepalen hoe wij dit wensen.
Eerst en vooral is het van belang goed na te kijken dat jouw tijdzone juist staat. Pas aan indien nodig. In ons geval staat het reeds op Europe/Brussels (CET), wat juist is.
Vervolgens vul je je uurrooster in. Wanneer ben je bechikbaar voor afspraken? Ben je doorlopend beschikbaar? Heb je op bepaalde dagen reeds andere verplichtingen (geen eenmalige afspraken) waardoor je op dat tijdstip nooit beschikbaar bent? Is de zondag exclusief voor het gezin? Je kies dit helemaal zelf.
Kies je om 7 op 7 beschikbaar te zijn, dan vink je alle dagen aan. Rustdagen vink je uit.
Per dag kan je ook een wisselend uurrooster ingeven. Je kiest ook of je doorlopend beschikbaar bent of om een (korte) (middag)pauze in te lassen.
Je kan dit uurrooster ook steeds aanpassen, bijvoorbeeld bij dallen of pieken of wanneer je een recurrente afspraak hebt die wekelijks terugkomt.
Vervolgens kom je in een scherm waar je beslist hoe de afspraken bevestigd moeten worden.
Standaard staat "afspraakgoedkeuring" aan. Dit betekent dat je de klanten nog eventjes dient de bevestigen dat je de afspraak goed ontvangen hebt en hier op reageert. Ik raad dit aan omdat je op deze manier het eerste contact al hebt gelegd met de klant. Bovendien is dit zeker aan te raden wanneer je met meerdere boekingstools zou werken.
Wanneer je dit uitzet zal Facebook dit voor jou gaan automatiseren.
Wanneer je "Dubbele afspraak" op aan zet, betekent dit dat klanten afspraken kunnen boeken op momenten waar er al afspraken staan. Je kan dit aanzetten als je meerdere mensen tegelijk kan/wil ontvangen. Of wanneer je bijvoorbeeld zeker weet dat een groot percentrage niet komt opdagen. Ik denk echter dat je in de meeste gevallen niet wilt dat er een dubbele boeking is. Standaard staat dit dus ook uit.
Je krijgt in dit scherm, tot slot, ook nog de vraag of je de afspraken gemaakt op Facebook wenst te syncronisceren met je Google agenda. De afspraken die gemaakt werden op Facebook komen dan in jouw Google agenda, omgekeerd is er echter geen syncronisatie.
Vervolgens krijg je de vraag of je je diensten wilt vermelden. Dit kan super handig zijn wanneer bijvoorbeeld een afspraak voor dienst A, gemiddeld 2 uur in beslag neemt en een afspraak voor dienst B slechts een uur. Facebook houdt hier dan rekening mee in het reserveren van een timeslot.
Stel je hebt een winkel en je wilt jouw klanten het gemakkelijker maken een tijdslot te reserveren, dan is dit minder van toepassing. Voor schoonheidsspecialisten, daarentegen, die verschillende diensten aanbieden, zoals bijvoorbeeld pedicure, gezichtsbehandeling, ... is dit zeker de moeite om in te stellen. Je laat dan weten aan Facebook hoeveel tijd er per dienst gereserveerd moet worden.
Voor het gemak van deze tutorial, klik ik nu even op overslaan.
De planningstool is nu ingesteld. Je kan nu nog je afspraken die je reeds staan had, manueel gaan toevoegen.
Hoe gaat dit nu in zijn werk?
Wanneer we nu terugkeren naar onze Facebookpagina (facebook.com), zien we dat de afsprakentool is toegevoegd. We krijgen in het menu links ook "afspraken" te zien.
Maar hoe ziet dit eruit voor de klant? Wil je dit weten is het belangrijk uit de "beheerdersweergave" te gaan. Je ziet dat je in de beheerdersweergave zit doordat je links een menu "pagina beheren" hebt.
Via het dropdownmenu onder jouw omslagfoto en profielfoto kan je kiezen dat je met jouw persoonlijk profiel wenst te communiceren. Nu zie je wat een paginabezoeker ziet.
Als bezoeker van de pagina krijg ik nu deze actieknop te zien:
Wanneer ik hier op klik, kom ik in de agenda van de bedrijfspagina en kan ik kiezen wanneer ik een afspraak wenst te maken.
De klant kiest een tijdstip en komt vervolgens in een scherm om te bevestigen. Hier kan hij/zij ook nog een telefoonnummer ingeven en een boodschap achterlaten (dit is optioneel).
Wanneer de klant op afspraak aanvragen klikt, krijgt hij een bevestiging dat de afspraak is aangevraagd en dat de beheerder dit telefonisch of via messenger nog bevestigd of een nieuw tijdstip voorstelt (indien zo ingesteld - zie deel 1 van deze tutorial).
Hoe volg ik de afspraken op?
Je krijgt deze afspraak binnen via messenger. Hier kan je dan al op replyen. Zo leg je een eerste belangrijk contact met de klant.
Ook belangrijk is dat je dit gaat opvolgen in de beheerdersweergave van je Facebook Bedrijfspagina. Je hoeft hier nu niet meer steeds voor naar de business.facebook te gaan, maar kan dit via het menu links beheren.
Wanneer je links in het menu op "afspraken" klikt, zie je agenda. In het grijs zie je de aangevraagde afspraken, in het blauw de reeds bevestigde afspraken.
Om een afspraak te bevestigen, klik je op verzoeken naast de kalender. Je ziet heel duidelijk dat er een verzoek nog niet behandelt is doordat Facebook dit in het rood aanduidt.
Klik je het verzoek aan, dan kan je de afspraak goedkeuren of verplaatsen. Je ziet ook de extra boodschap die de klant achterliet.
De klant krijgt via messenger jouw antwoord binnen.
Vergeet dit niet te communiceren naar je klanten?
Belangrijk is natuurlijk wel jouw klanten laten weten dat je vanaf nu boekingen aanvaardt via Facebook en dat ze dus heel gemakkelijk een afspraak kunnen maken. Via de knop "afspraakinstellingen" kan je een link ophalen om deze tool te delen (op jouw profiel, maar ook bijvoorbeeld op andere social media accounts).
Ik post dus een berichtje op mijn social mediakanalen en pinde het ook bovenaan de pagina vast, zodat dit ook het eerste is dat (potentiële) klanten te zien krijgen wanneer ze op mijn pagina terecht komen.
Wil je nadien nog iets wijzigen, bijvoorbeeld omdat het minder druk is en je dus jouw zondag alsnog wilt vrijhouden, dan kan je dit ook via de knop afspraakinstellingen.
Vergeet ook niet de afspraken die je telefonisch binnenkrijgt, toe te voegen aan je kalender zodat Facebook en jouw klanten weten dat je dan niet meer beschikbaar bent.
Véél succes! En laat gerust iets weten als je nog vragen hebt over de planningstool of andere social media tools.